Kostenvergoedingen voor vrijwilligerswerk worden meestal niet beschouwd als inkomen voor de vrijwilliger. Maar er zijn in hoofdzaak twee gevallen waarin kostenvergoedingen toch inkomen zijn:
Toetsing van bovenmatige kostenvergoedingen
De belastingdienst kan onderzoeken of de vergoeding wel de kosten dekt of een inkomensbestanddeel bevat. Wanneer dat laatste het geval is wordt het inkomensbestanddeel belast. Bij de ontvanger van de vergoeding als inkomen, en eventueel bij de verstrekker van de vergoeding als loon voor de loonheffing.
Het is een veel voorkomende illusie dat een vergoeding onbelast blijft wanneer je het maar een kostenvergoeding noemt.
Vrijwilligerswerk
Wanneer de kostenvergoeding aan een vrijwilliger minder bedraagt dan € 150 per maand of € 1.500 per jaar, zal de belastingdienst niet toetsen.
Het moet wel vast staan dat er sprake is van vrijwilligerswerk. Dat is er wanneer er onbetaald werkzaamheden worden verricht voor een instelling met een maatschappelijk, cultureel, of politiek doel. De instelling kan daarvoor zelfs erkend worden als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) of Sociaal Belang Behartigende Instelling (SBBI).
Wanneer de vrijwilligersvergoeding de genoemde bedragen te boven gaat, wordt de vergoeding in zijn geheel toch voor de inkomstenbelasting belast. En nog een valkuil: de genoemde bedragen gelden voor alle vergoedingen van alle instellingen tegelijk.
Vergoedingen aan zelfstandigen
Voor een zelfstandige is een kostenvergoeding altijd inkomen. De vergoeding behoort tot de winst of resultaat uit onderneming. Daar staat tegenover dat de werkelijke kosten kunnen worden afgetrokken van de winst. De zelfstandige heeft dus geen nadeel van het belasten van de vergoeding.
Terug