Facturen
Het systeem van de omzetbelasting leunt sterk op de facturering van economische prestaties. Daarom zijn er aan facturen strakke eisen gesteld.
Hier een modelfactuur:
Dit model is ook als word-document opvraagbaar .
Verplichte elementen
De factuur moet enkele vaste elementen bevatten, om aan de eisen van de wet omzetbelasting te voldoen.
- Naam en adresgegevens van je eigen onderneming
- Het omzetbelastingnummer van je onderneming in de notatie nl.sofinummer.B01, ook wel genoemd het BTW-identificatienummer
- Naam en vestigingsplaats van je klant of opdrachtgever
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Omschrijving van wat je levert of van de dienst die je verricht, en de datum waarop levering of dienst plaatsvond
- De vergoeding ofwel het bedrag dat je voor je prestatie vraagt, exclusief omzetbelasting
- Het tarief en het bedrag van de verschuldigde omzetbelasting
- BTW-identificatienummer van de afnemer, wanneer er sprake is van verlegging van de omzetbelastingheffing naar de afnemer binnen de EU
- BTW-identificatienummer van de afnemer, wanneer er sprake is van een bijzondere stuatie, zoals margeregeling of verlegging van de heffing naar de afnemer; de aard van de bijzondere situatie moet eveneens worden vermeld
Kijk nog even naar bovenstaande factuur. Je vindt deze vaste elementen daarin terug. Behalve de laatste twee; die vind je in de factuur voor een buitenlandse opdrachtgever en die is hieronder afgebeeld.
Niet verplichte elementen
Daarnaast zijn er elementen die niet verplicht maar wel handig zijn:
- je bankrekeningnummer en de tenaamstelling daarvan
- het totaal te ontvangen bedrag
- de betalingstermijn
- inschrijvingsnummer kamer van koophandel (als je dat hebt)
Vanaf 2007 geldt op grond van de Handelsregisterwet een verplichting om ook je inschrijvingsnummer bij de kamer van koophandel in de factuur op te nemen. Dat wil zeggen, wanneer je bent ingeschreven.
Waarom die verplichtingen?
Het systeem van de omzetbelasting is sterk georiënteerd op facturering. Daarom stelt de belastingdienst daaraan hoge eisen. Niet er aan voldoen kan strafrechtelijke gevolgen hebben. Maar ook al valt dat in de praktijk misschien wel mee; er zijn faciliteiten verbonden aan de juiste facturering en aan de juiste administratieve verwerking daarvan.
Een belangrijke faciliteit is het terugvorderen van omzetbelasting die op kosten drukt; de z.g. voorbelasting. Dat kan alleen wanneer je kostenfacturen voldoen aan de genoemde eisen. Met een goede facturering kun je er aan bijdragen dat je opdrachtgever hiermee niet in de problemen komt.
Het betekent ook dat je eisen kunt stellen aan de facturen die je krijgt. Want je recht op voorbelasting is er van afhankelijk. Wees niet benauwd om in winkels en bij andere leveranciers een goede factuur te vragen.
Het BTW-ID-nummer en het sofinummer
Wanneer je als natuurlijk persoon omzetbelastingplichtig bent is je BTW-identificatienummer gelijk aan je sofinummer, voorafgegaan door 'nl' en gevolgd door B01. Het nummer heeft in Nederland in totaal 14 posities: bij voorbeeld Nl.123456789.B01
De toevoeging B01 doelt op de eerste of enige onderneming onder dat nummer. Wanneer je om een of andere reden een tweede onderneming naast de eerste hebt, krijgt die de toevoeging B02.
Wanneer de ondernemer een vennootschap of maatschap of stichting of BV is, heeft deze een nieuw nummer dat niets te maken heeft met persoonlijke sofinummers. Zo'n nummer begint meestal met een 8.
In de andere staten in de europese unie zijn er ook BTW-ID-nummers. Deze zijn niet op dezelfde wijze opgebouwd als het Nederlandse nummer. Vraag altijd naar het volledige ID-nummer bij een buitenlandse opdrachtgever.
Facturering naar het buitenland
Bij transacties met buitenlandse opdrachtgevers is het vermelden van de BTW-identificatienummers van jezelf en die van je opdrachtgever één van de strenge voorwaarden waardoor je over die transactie geen omzetbelasting hoeft af te dragen.
Een voorbeeld van een factuur voor een buitenlandse opdrachtgever
Het belangrijkste verschil met de binnenlandse factuur is de vermelding van het omzetbelasting-identificatienummer van je opdrachtgever op de factuur. Dit nummer moet je van de opdrachtgever zelf krijgen, en je moet het controleren. Dat kan via internet. zie hiervoor de artikelen Leveringen naar het buitenland en Dienstverlening naar het buitenland. Dit alles is een voorwaarde om je levering of dienst met 0% omzetbelasting te mogen verrichten.
De factuur ziet er dan als volgt uit:
Dit model is ook als word-document opvraagbaar .
Een factuur voor vrijgestelde prestaties
Wanneer je een voor de omzetbelasting vrijgestelde prestatie verricht hebt hoef je geen omzetbelasting op de factuur te berekenen. Het is belangrijk dat dit ondubbelzinnig is; je mag niet door een verkeerde omschrijving de indruk wekken dat er misschien toch btw in de factuur zit. Daarom is het aan te raden om de uitdrukking: ' vrijgesteld van btw ' te gebruiken. Hier een voorbeeld:
Dit model is ook als word-document opvraagbaar .
Soms géén factuurverplichtingen
In enkele gevallen hoeven facturen niet te voldoen aan de verplichtingen.
De reden voor deze uitzondering is dat de verplichting teveel oponthoud zou geven. Wij raden aan om in dit soort gevallen de kaartjes en de benzine zo veel mogelijk te betalen met de pinpas. In dat geval staat dan toch vast dat je de kaartjes of bonnen niet van de straat opgeraapt hebt (na een vervelende ervaring met de belastingdienst worden we wat voorzichtiger).
Wanneer je dit soort bonnen ontvangt mag je bij uitzondering de daarin begrepen omzetbelasting zelf uitrekenen en terugvorderen.
Bij benzinebonnen doe je dat alleen wanneer het BTW-bedrag op de bon niet meer leesbaar is. Je gebruikt daarvoor de formule 19/119 van het betaalde bedrag. Het BTW-percentage op brandstof is immers 19%.
Bij openbaar-vervoer-bewijzen doe je dat met de formule 6/106 van het betaalde bedrag omdat op openbaar vervoer slechts 6% omzetbelasting wordt geheven. Kijk voor een rekenvoorbeeld op omzetbelasting in vervoersbewijzen.
Facturering over honorarium en kosten
Wanneer je met een opdrachtgever een prijs overeenkomt kan het voorkomen dat je zowel een honorarium afspreekt alsook bergoeding van reiskosten of andere kosten. De omzetbelasting moet dan over het geheel van de vergoedingen in rekening worden gebracht.
Je kunt hierover méér lezen in het artikel: Kostenberekening in facturen.
Terug
Dit is voorlichting met het doel ingewikkelde fiscale materie toegankelijk en begrijpelijk te maken. Aansprakelijkheid voor de inhoud kan
niet worden aanvaard.
|
