Urenverantwoording
Om te kunnen voldoen aan het criterium dat je voldoende uren in je praktijk hebt besteed, is een goede urenadministratie bijna onontkoombaar.
Zo'n urenadministratie kan er uit bestaan dat je iedere dag een eenvoudig overzichtje maakt van de uren die je hebt besteed aan productie, ontwikkeling, reistijd, administratie, deskundigheidsbevordering, acquisitie.
Het aannemelijk maken van je uren is n.l. een wezenlijke voorwaarde voor het mogen toepassen van de ondernemersaftrekposten. De zelfstandigenaftrek en startersaftrek die we elders beschrijven horen daartoe. Ook voor het mogen toepassen van de fiscale oudedagsreserve, die we hier verder niet behandelen, is het voldoen aan het urencriterium een voorwaarde.
De vorm van de urenadministratie
De urenverantwoording mag een zeer goed bijgehouden agenda zijn. Je mag er ook een apart overzicht van maken. Belangrijk in beide gevallen is dat de informatie daarin enigszins toetsbaar is.
Bij voorbeeld: stel dat je in je urenverantwoording hebt opgenomen dat je 4 keer een dag lang naar een mogelijke opdrachtgever bent geweest in Amsterdam. Dan kan dat getoetst worden aan bijvoorbeeld treinkaartjes, of aan je kilometeradministratie. Of aan correspondentie over die opdracht. Of aan de factuur die je daarvoor stuurt.
Welke uren tellen mee?
Het gaat natuurlijk om de uren die dienstbaar zijn aan de zelfstandige praktijk. Dat lijkt simpel. In de praktijk blijkt toch dat daarover verschil van mening kan ontstaan, vooral omdat de belastingdienst daarover soms nogal benepen doet.
Het gaat niet alleen om 'productieve' tijd, maar ook om 'improductieve' tijd. Want ook niet productief zijn hoort bij je werk. Niet productief zijn kan betekenen: opruimen, nadenken, archiveren, schoonmaken, vakstudie, parkeerruimte zoeken, een beurs bezoeken, nodeloos wachten et cetera. Wanneer je aan een opdracht 90 uur hebt besteed, en je vindt dat je daarvan slechts 70 uur kan doorberekenen, omdat je 20 uur hebt besteed aan uitproberen, uitzoeken en prutsen waar je klant niet om heeft gevraagd, dan zijn die 20 uur wel degelijk ondernemingstijd.
Reistijd hoort ook bij het zelfstandig zijn. In de file staan, of op de trein wachten hoort daar eveneens bij. Een half uur te vroeg komen om geen risico te lopen dat je te laat bent is volstrekt normaal. En wanneer je tussen twee afspraken tijd over hebt en een kop koffie gaat drinken is dat tijd die besteed is in het kader van je onderneming.
Ook de tijd voor zelfstudie en voor het maken van promotiemateriaal is ondernemingstijd. Een portfolio opbouwen opdat je je prestaties kunt laten zien hoort juist bij uitstek bij het ondernemen. Dat je er niet direct opbrengsten mee behaalt mag geen argument zijn voor de belastingdienst om te stellen dat je niet aan het urencriterium voldoet.
Onbegrip overwinnen
Dit soort voorbeelden zijn ontleend aan discussies die we in de praktijk hebben gevoerd met de belastingdienst. Daaruit blijkt wel dat de belastingdienst soms alles op alles zet om het aantal uren beneden de 1.225 te krijgen, opdat de zelfstandigenaftrek geweigerd kan worden.
Het is onze ervaring dat de neiging om te gaan muiten over het aantal ondernemingsuren toeneemt, naarmate je zelfstandig beroep onduidelijker is voor een belastingambtenaar. Het kan voor jou bij bijvoorbeeld heel vanzelfsprekend zijn dat je drie weken tijd besteed aan het maken van een tekening of schilderij. Maar de ambtenaar die uit onkunde veronderstelt dat je het ook in een middag had kunnen doen, zul je dan toch wat uitleg moeten bieden.
Vandaar dat we aanraden om je uren goed en dagelijks bij te houden, en liefst daarbij expliciete soorten werk te benoemen.
Model urenverantwoording
Wanneer je het lastig vindt om je uren goed bij te houden, en je hebt genoeg aan een klein steuntje in de rug; wij hebben formulieren waarin je wekelijks je uren kunt bijhouden.
De urenverantwoording uitbesteden
Er zijn ook mogelijkheden om de urenverantwoording uit te besteden. Niet bij ons, maar bij een dienstverlenend bedrijf:
Yentel. Zeker wanneer je een ingewikkelde urenadministratie hebt is dit een goede oplossing.
Terug
Dit is voorlichting met het doel ingewikkelde fiscale materie toegankelijk en begrijpelijk te maken. Aansprakelijkheid voor de inhoud kan
niet worden aanvaard.
|
