Werknemers
Zelfstandigen
Voor de kosten van woon-werk- verkeer en voor zakelijk verkeer geldt een uniform tarief. Dat tarief bedraagt 0,19 per kilometer ongeacht welk vervoermiddel. Een zelfstandige mag dit bedrag als kosten boeken en daarmee in aftrek brengen op de winst wanneer sprake is van een vervoermiddel dat tot het priv้-vermogen behoort.Dat kan een auto, fiets of motorfiets zijn, maar ook een boot of een vliegtuig.
Dit betekent voor de fietsende zelfstandige een behoorlijk voordeel en voor de autogebruiker een fors nadeel. Immers: de kosten van fietsgebruik bedragen vaak ongeveer 0,10 en de kosten van autogebruik liggen bij een modale auto op ongeveer 0,40. De variabele kosten van autogebruik liggen volgens het Ministerie van Financi๋n in 2010 op ongeveer 0,16 per kilometer bij een middenklasse-auto. Het bedrag van de aftrek is dan ook gebaseerd op de variabele autokosten.
Voorbehoud
We maken hier nog een voorbehoud. De wet zegt dat door ondernemers tot 0,19 per kilometer mag worden afgetrokken. In de praktijk wordt dat uitgelegd als een vaste aftrekpost van 0,19. Het is mogelijk dat de belastingdienst stelt dat wanneer de werkelijke kosten lager zijn dan die 0,19, maximaal de werkelijke kosten mogen worden afgetrokken. Het is een subtiliteit die bijna niemand, ook de belastingdienst niet, interesseert.
Fietskleding
De noodzaak tot het dragen fietskleding ontstaat vooral in het fietsen tussen woning en werk. Maar ook wanneer je tussendoor de fiets gebruikt voor het bezoek aan een klant of aan een leverancier heb je niet altijd de keus om een regenbui te vermijden. Dat roept de vraag op of fietskleding aftrekbaar is als bedrijfskosten.
In beginsel zijn kledingkosten niet aftrekbaar als beroepskosten. Maar voor fietskleding is het toch weer half en half toegestaan. Want een werkgever mag aan zijn of haar werknemers de kosten van fietskleding vergoeden. Waarom dan ook niet voor eigen zakelijk gebruik als kosten boeken? De regels zijn niet zo duidelijk.
Ons advies: gewoon aanschaffen en als kosten boeken. Wel weer even denken aan een redelijke correctie voor priv้-gebruik.
Het moet wel gaan om echte fietskleding. Regenkleding met name. Warmtekleding, of vochtregulerende kleding, of kleding die je ook zou kunnen dragen wanneer je niet fietst, is van aftrek uitgesloten.
Omzetbelasting op reiskosten
Voor zelfstandigen geldt dat de omzetbelasting mag worden terug gevraagd voor zover die op facturen in rekening is gebracht. Bij auto's zijn dat de benzinebonnetjes en reparatienota's. Bij de fiets zijn dat de nota's voor onderhoud en accessoires. Bij gebruik van openbaar vervoer zijn dat de treinkaartjes, strippenkaarten en taxinota's. Om de omzetbelasting die daarop drukt terug te kunnen vragen zul je de vervoersbewijzen dan wel moeten bewaren en administreren.
Je kunt voor het administreren van openbaar-vervoerbewijzen ons model kosten van openbaar vervoer in woon-werkverkeer gebruiken.
De reisaftrek
De reisaftrek is een aftrekpost voor wie met openbaar vervoer in het woon-werk-verkeer reist. Een zogenaamde openbaar-vervoer-verklaring is vereist voor werknemers. Zelfstandigen kunnen gewoon hun vervoersbewijzen bewaren en als kosten boeken. De hoogte van de reisaftrek is gekoppeld aan de afstand tussen woning en werk en aan het aantal reisdagen.
Deze reiskostenaftrek geldt voor werknemers en voor zelfstandigen. Wanneer je zelfstandig bent en je hebt je vervoersbewijzen in de boekhouding verwerkt mag je niet ๓๓k nog eens de reiskostenaftrek toepassen. Vermoedelijk zijn de vervoerskosten op basis van vervoersbewijzen hoger dan de reiskostenaftrek.
De tabel voor reisaftrek voor werknemers luidt in 2012 als volgt:
De genoemde afstanden zijn afstanden enkele reis. De genoemde aftrekbedragen gelden per jaar. Bij gedeelten van een jaar zul je het bedrag naar rato moeten aanpassen. En wanneer je drie dagen per week tussen woning en werk reist pas je 3/4 van deze bedragen toe. Bij twee dagen 2/4 en bij 1 dag 1/4. Hier valt wel uit te komen.
Wanneer de reisafstand meer is dan 90 kilometer mag een bedrag van 0,23 per kilometer per reisdag worden afgetrokken, maar wel met een maximum van 2.036.
Wanneer je met losse kaartjes reist kan ook de werkgever zo'n verklaring (reisverklaring heet die dan) verstrekken mits deze bij de belastingdienst kan aantonen dat de werknemer met openbaar vervoer heeft gereisd. In dat geval moeten de plaatsbewijzen bewaard zijn gebleven.
Wanneer je een NS jaarkaart hebt, geeft de NS zelf een verklaring af aan de belastingdienst: de openbaar-vervoer-verklaring. De openbaar-vervoer-verklaring wordt aan maand- of traject-abonnementhouders verstrekt door de openbaar-vervoerbedrijven.
Met de verklarting van de NS aan de belastingdienst loopt het niet altijd goed. Wanneer de belastingdienst constateert dat de NS geen openbaar-vervoer-verklaring heeft doorgezonden, krijg je een aankondiging van een afwijking van je aangifte inkomstenbelasting. Je zult dan bij NS-klantenservice alsnog een schriftelijke openbaar-vervoer-verklaring moeten opvragen om aan een verhoogde aanslag te ontkomen.
Wanneer je zelfstandig bent is er natuurlijk geen verklaring maar bewaar je de vervoerbewijzen zelf.
Reisaftrek in combinatie met fiets van de werkgever
Wanneer je nu van je werkgever een fiets cadeau krijgt, of ter beschikking gesteld krijgt, zul je aannemelijk moeten maken dat je minstens op de helft van de reisdagen met die fiets het woon-werk-verkeer doet. Dat betekent dat hoogstens voor het andere deel van je reisdagen de hierboven opgenomen reisaftrektabel van toepassing kan zijn.
Wat is nu eigenlijk precies woon-werk-verkeer?
Woon-werkverkeer is er wanneer:
wordt gereisd.
Omzetbelasting op kosten van reizen met fiets, bus en trein
Je mag, wanneer je ondernemer bent, de omzetbelasting terug vragen op de kosten die je maakt voor je onderneming. De tweede voorwaarde, naast dat ondernemerschap, is dat je belaste prestaties verricht.
Een derde voorwaarde is dat die omzetbelasting voorkomt op een aan jou gerichte factuur die aan de eisen voldoet.
Een treinkaartje of een strippenkaart is ook een soort factuur maar voldoet niet aan die eisen. Immers, je naam staat er niet op en er is geen omzetbelasting vermeld.
Het openbaar-vervoer-bewijs is echter een van de zeer weinige uitzonderingen op de hoofdregel.
Je mag dus de omzetbelasting terugrekenen uit de prijs van het vervoerbewijs en terug vragen bij de belastingdienst op je eerstvolgende aangifte omzetbelasting. Het bedrag is te berekenen met de formule: 6/106. Immers, de omzetbelasting op openbaar vervoer bedraagt 6%. Het kaartje inclusief omzetbelasting is 106%.
Een rekenvoorbeeld
Je koopt een treinkaartje van 26. De daarin begrepen omzetbelasting is 6/106 van 26 ofwel 1,47. Het treinkaartje kost de zelfstandige dan 24,53.
Fietsdagkaarten
Dit geldt ook voor fietsdagkaarten. Deze kosten nu 6. De omzetbelasting die daarin begrepen zit is 6/106 daarvan ofwel 0,34. Voor de zelfstandige die de fiets meeneemt in de trein kost de dagkaart dus 5,66.
Abonnementen en jaarkaarten
De ontheffing voor het vermelden van btw op openbaar-vervoer-bewijzen geldt evenzeer voor abonnementen en jaarkaarten en voordeel-uren-kaarten. En evengoed ook voor de OV-chipkaart. Het zou overigens makkelijk zijn om op dergelijke documenten de btw te vermelden; toch houdt NS vast aan de ontheffing. Je zult de btw dus zelf moeten uitrekenen met de formule 6/106.
Omzetbelasting in woon-werkverkeer
De btw of omzetbelasting is voor ondernemers terugvorderbaar, maar niet voor particulieren. De consequentie hiervan is dat de omzetbelasting die begrepen is in de kosten van woon-werkverkeer voor werknemers niet terug gevraagd mag worden. Wanneer de ondernemer zelf in het woon-werkverkeer het openbaar vervoer gebruikt mag de omzetbelasting gewoon terug gevraagd worden.
Terug