De fiscale behandeling van reiskosten met fiets, bus en trein
Werknemers
- De kosten van woon-werk-verkeer mogen belastingvrij door een werkgever aan een werknemer vergoed worden tot 0,19 per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer.
- Er is ook een reisaftrek in de aangifte inkomstenbelasting. Deze houdt in dat afhankelijk van de afstand tussen woning en werk een bedrag ten laste van het inkomen mag worden gebracht. Dat wil zeggen, wanneer je met openbaar vervoer reist en voor zover de kosten niet worden vergoed. De paragraaf hierover met de tabel voor de reisaftrek vind je onderaan deze pagina.
Zelfstandigen
Voor de kosten van woon-werk- verkeer en voor zakelijk verkeer geldt een uniform tarief. Dat tarief bedraagt 0,19 per kilometer ongeacht welk vervoermiddel. Een zelfstandige mag dit bedrag als kosten boeken en daarmee in aftrek brengen op de winst.
Dit betekent voor de fietsende zelfstandige een behoorlijk voordeel; voor de openbaar-vervoer-reiziger een wat kleiner voordeel; en voor de autogebruiker een fors nadeel. Immers: de kosten van fietsgebruik bedragen vaak ongeveer 0,10; de kosten van openbaar vervoer gemiddeld ongeveer 0,16; en de kosten van autogebruik liggen bij een modale auto op ongeveer 0,40. De variabele kosten van autogebruik liggen volgens het Ministerie van Financiλn in 2010 op ongeveer 0,16 per kilometer bij een middenklasse-auto.
Voorbehoud
We maken hier nog een voorbehoud. De wet zegt dat door ondernemers tot 0,19 per kilometer mag worden afgetrokken. In de praktijk wordt dat uitgelegd als een vaste aftrekpost van 0,19. Het is mogelijk dat de belastingdienst stelt dat wanneer de werkelijke kosten lager zijn dan die 0,19, maximaal de werkelijke kosten mogen worden afgetrokken. Wanneer hierover meer duidelijk wordt, passen we deze voorlichting aan.
Fietskleding
De noodzaak tot het dragen fietskleding ontstaat vooral in het fietsen tussen woning en werk. Maar ook wanneer je tussendoor de fiets gebruikt voor het bezoek aan een klant of aan een leverancier heb je niet altijd de keus om een regenbui te vermijden. Dat roept de vraag op of fietskleding aftrekbaar is als bedrijfskosten.
In beginsel zijn kledingkosten niet aftrekbaar als beroepskosten. Maar voor fietskleding is het toch weer half en half toegestaan. Want een werkgever mag aan zijn of haar werknemers de kosten van fietskleding vergoeden. Waarom dan ook niet voor eigen zakelijk gebruik als kosten boeken? De regels zijn niet zo duidelijk.
Ons advies: gewoon aanschaffen en als kosten boeken. Wel weer even denken aan een redelijke correctie voor privι-gebruik.
Het moet wel gaan om echte fietskleding. Regenkleding met name. Warmtekleding, of vochtregulerende kleding, of kleding die je ook zou kunnen dragen wanneer je niet fietst, is van aftrek uitgesloten.
Omzetbelasting op reiskosten
Voor zelfstandigen geldt dat de omzetbelasting mag worden terug gevraagd voor zover die op facturen in rekening is gebracht. Bij auto's zijn dat de benzinebonnetjes en reparatienota's. Bij de fiets zijn dat de nota's voor onderhoud en accessoires. Bij gebruik van openbaar vervoer zijn dat de treinkaartjes, strippenkaarten en taxinota's. Om de omzetbelasting die daarop drukt terug te kunnen vragen zul je de vervoersbewijzen dan wel moeten bewaren en administreren.
Je kunt voor het administreren van openbaar-vervoerbewijzen ons model kosten van openbaar vervoer in woon-werkverkeer gebruiken.
De reisaftrek
De reisaftrek is een aftrekpost voor wie met openbaar vervoer in het woon-werk-verkeer reist. Een zogenaamde openbaar-vervoer-verklaring is vereist voor werknemers. Zelfstandigen kunnen gewoon hun vervoersbewijzen bewaren en als kosten boeken. De hoogte van de reisaftrek is gekoppeld aan de afstand tussen woning en werk en aan het aantal reisdagen.
Deze reiskostenaftrek geldt in beginsel voor werknemers en voor zelfstandigen. Echter, zelfstandigen mogen ook tot 0,19 per kilometer aftrekken. In de praktijk is een aftrek van 0,19 veel hoger dan de aftrekbedragen in de tabel voor de reiskostenaftrek.
Daarbij komt nog dat in de tabel voor reiskostenaftrek alleen de kilometers zijn opgenomen die per openbaar vervoer zijn afgelegd. Wie 0,19 per kilometer als kosten wil boeken mag daarentegen de werkelijke reisafstand nemen, en die is inclusief voor- en natransport tot het station.
We adviseren zelfstandigen dan ook uit te gaan van de werkelijke kilometers in het woon-werkverkeer en de tabel voor reisaftrek niet toe te passen.
De tabel voor reisaftrek voor werknemers luidt in 2010 als volgt:
- bij een afstand < 10 km is de aftrek 0
- bij een afstand > 10 km en < 15 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 425
- bij een afstand > 15 km en < 20 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 568
- bij een afstand > 20 km en < 30 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 951
- bij een afstand > 30 km en < 40 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 1.178
- bij een afstand > 40 km en < 50 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 1.537
- bij een afstand > 50 km en < 60 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 1.710
- bij een afstand > 60 km en < 70 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 1.898
- bij een afstand > 70 km en < 80 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 1.962
- bij een afstand > 80 km op 4 of meer dagen per week is de aftrek 1.989
De genoemde afstanden zijn afstanden enkele reis. De genoemde aftrekbedragen gelden per jaar. Bij gedeelten van een jaar zul je het bedrag naar rato moeten aanpassen. En wanneer je drie dagen per week tussen woning en werk reist pas je 3/4 van deze bedragen toe. Bij twee dagen 2/4 en bij 1 dag 1/4. Hier valt wel uit te komen.
Wanneer de reisafstand meer is dan 90 kilometer mag een bedrag van 0,22 per kilometer per reisdag worden afgetrokken, maar wel met een maximum van 1.989.
Wanneer je met losse kaartjes reist kan ook de werkgever zo'n verklaring (reisverklaring heet die dan) verstrekken mits deze bij de belastingdienst kan aantonen dat de werknemer met openbaar vervoer heeft gereisd. In dat geval moeten de plaatsbewijzen bewaard zijn gebleven.
Wanneer je een NS jaarkaart hebt, geeft de NS zelf een verklaring af aan de belastingdienst: de openbaar-vervoer-verklaring. De openbaar-vervoer-verklaring wordt aan maand- of traject-abonnementhouders verstrekt door de openbaar-vervoerbedrijven.
Met de verklarting van de NS aan de belastingdienst loopt het niet altijd goed. Wanneer de belastingdienst constateert dat de NS geen openbaar-vervoer-verklaring heeft doorgezonden, krijg je een aankondiging van een afwijking van je aangifte inkomstenbelasting. Je zult dan bij NS-klantenservice alsnog een schriftelijke openbaar-vervoer-verklaring moeten opvragen om aan een verhoogde aanslag te ontkomen.
Wanneer je zelfstandig bent is er natuurlijk geen verklaring maar bewaar je de vervoerbewijzen zelf.
Reisaftrek in combinatie met fiets van de werkgever
Wanneer je nu van je werkgever een fiets cadeau krijgt, of ter beschikking gesteld krijgt, zul je aannemelijk moeten maken dat je minstens op de helft van de reisdagen met die fiets het woon-werk-verkeer doet. Dat betekent dat hoogstens voor het andere deel van je reisdagen de hierboven opgenomen reisaftrektabel van toepassing kan zijn.
Wat is nu eigenlijk precies woon-werk-verkeer?
Woon-werkverkeer is er wanneer:
- minstens ιιnmaal per week
- op dezelfde dag heen een weer
- en minstens 60 dagen per jaar
- tussen woning en vaste werkplaats
wordt gereisd.
Omzetbelasting op kosten van reizen met fiets, bus en trein
Je mag, wanneer je ondernemer bent, de omzetbelasting terug vragen op de kosten die je maakt voor je onderneming. De tweede voorwaarde, naast dat ondernemerschap, is dat je belaste prestaties verricht.
Een derde voorwaarde is dat die omzetbelasting voorkomt op een aan jou gerichte factuur die aan de eisen voldoet.
Een treinkaartje of een strippenkaart is ook een soort factuur maar voldoet niet aan die eisen. Immers, je naam staat er niet op en er is geen omzetbelasting vermeld.
Het openbaar-vervoer-bewijs is echter een van de zeer weinige uitzonderingen op de hoofdregel.
Je mag dus de omzetbelasting terugrekenen uit de prijs van het vervoerbewijs en terug vragen bij de belastingdienst op je eerstvolgende aangifte omzetbelasting. Het bedrag is te berekenen met de formule: 6/106. Immers, de omzetbelasting op openbaar vervoer bedraagt 6%. Het kaartje inclusief omzetbelasting is 106%.
Een rekenvoorbeeld
Je koopt een treinkaartje van 26. De daarin begrepen omzetbelasting is 6/106 van 26 ofwel 1,47. Het treinkaartje kost de zelfstandige dan 24,53.
Fietsdagkaarten
Dit geldt ook voor fietsdagkaarten. Deze kosten nu 6. De omzetbelasting die daarin begrepen zit is 6/106 daarvan ofwel 0,34. Voor de zelfstandige die de fiets meeneemt in de trein kost de dagkaart dus 5,66.
Abonnementen en jaarkaarten
De ontheffing voor het vermelden van btw op openbaar-vervoer-bewijzen geldt evenzeer voor abonnementen en jaarkaarten en voordeel-uren-kaarten. En evengoed ook voor de OV-chipkaart. Het zou overigens makkelijk zijn om op dergelijke documenten de btw te vermelden; toch houdt NS vast aan de ontheffing. Je zult de btw dus zelf moeten uitrekenen met de formule 6/106.
Omzetbelasting in woon-werkverkeer
De btw of omzetbelasting is voor ondernemers terugvorderbaar, maar niet voor particulieren. De consequentie hiervan is dat de omzetbelasting die begrepen is in de kosten van woon-werkverkeer voor werknemers niet terug gevraagd mag worden. Wanneer de ondernemer zelf in het woon-werkverkeer het openbaar vervoer gebruikt mag de omzetbelasting gewoon terug gevraagd worden.
Terug
Dit is voorlichting met het doel ingewikkelde fiscale materie toegankelijk en begrijpelijk te maken. Aansprakelijkheid voor de inhoud kan
niet worden aanvaard.
|
